Dejiny archívu sú úzko späté s činnosťou mestskej kancelárie, preto aj základ najstarších písomností tvoria listiny, listy, knihy a spisy, ktoré vznikli v kancelárií mesta, alebo ktoré mesto dostalo. Právo zapisovať a zabezpečovať písomný styk mesta, zapisovať do mestských kníh a starostlivosť o archív bola v stredoveku zverená notárom. V minulosti archív nebol verejne prístupný, ba priam bolo zakázané ukázať originál alebo odpis listiny uloženej v archíve. Najmä na listiny, ktoré sa dotýkali mestských práv, bolo treba osobitné povolenie od mestskej rady. V stredoveku sa do archívu vstupovalo tak, že sa stretli richtár, notár a archivár. Skriňa, kde boli uložené najvzácnejšie dokumenty mesta, sa pôvodne otvárala na 4 kľúče a 2 zámky. O otvorení bola vždy spísaná zápisnica. Archív mesta Košice bol domácim archívom slúžiacim predovšetkým potrebám mesta. Z obdobia feudalizmu sa preto zachovali najmä dokumenty, ktoré mali preukazovať výsady a práva mešťanov Košíc a predstavujú len časť pôvodného písomného materiálu. Ostatné písomnosti, nepotrebné k bežnej práci, boli vyňaté a odložené na miesto, kde práve nezavadzali, časom sa preto nezriedka stratili.Prvé usporiadanie archívu 16. storočie - polovica 18. storočia
Ján Scheutczlich (1503-1512) usporiadal a roztriedil nazhromaždený archívny materiál podľa potrieb právnych vzťahov mesta. K usporiadaným dokumentom spísal elench, ktorý nazval "Elenchus Jurium et Privilegiorum Civitatis Cassoviensis" ("Zoznam práv a výsad mesta Košíc"), kde zaznamenal každú listinu červenou signatúrou, krátkym výstižným regestom a rokom vydania. Materiál usporiadal tematicko - chronologicky do 43 skupín podľa pertinenčného princípu. Písmom elenchu je gotická kurzíva. Jazyk je prevažne latinský, miestami nemecký. 
V dnešnom ponímaní je to najstaršie archívne spracovanie najhodnotnejších dokumentov mesta, ktoré nepochybne vzniklo z praktických potrieb mestského úradu. Ján Scheutczlich, ktorý bol pôvodne notárom, neskôr konzulom a napokon richtárom, svojím "elenchom" zaviedol poriadok do listín, na ktoré sa ako notár potreboval odvolávať na kráľovskom dvore, pri jednaní s občanmi, či pri sporoch s kupcami. "Elench", napriek tomu, že je dnes už neplatný, je unikátom, pretože z tohto obdobia sa nezachovali žiadne inventáre. Vďaka tomu, že je písaný na pergamene, sa zachoval aj s pergamenovým obalom temer nepoškodený. Košický archív bol začiatkom 16. storočia na svoju dobu vybavený veľmi prehľadne. K dispozícii mal archívne zariadenie a zvláštnu miestnosť so skriňami, v ktorých boli uložené truhlice a farebne rozlíšené krabice.
Druhé usporiadanie 1756 - 1829
Iniciátorom druhého archívneho usporiadania bol samotný magistrát. Keďže pôvodné usporiadanie rozrastajúcej sa písomnej agendy mesta už nepostačovalo, po voľbách v r. 1738 magistrát mesta inventarizáciou veľkého množstva materiálu poveril dvoch kancelistov: Jána Polyákiho a F. A. Schvartzenbacha.
František Anton Schwartzenbach, syn patricijskej úradníckej rodiny, ktorý prešiel mnohými stupňami úradníckej kariéry od vicenotára až k senátorstvu (vo vedľajšom zamestnaní bol mestským kapitánom), vybudoval projekt plánovitého usporiadania Archívu mesta Košice, ktoré je dodnes platné. Jeho prácu dokumentujú 2 diely inventára nazvaného "Tabularium metropolitanae in Superiori Hungaria regiae et liberae civitatis Cassoviensis" ("Archív slobodného kráľovského mesta Košíc, metropoly Horného Uhorska"). Tabularium I. obsahuje zápisy o najcennejšej časti archívu zvanej tajný archív - "Archivum secretum". Tabularium II. má dve časti. Časť "A" obsahuje záznamy z rokov 1256 - 1700. Časť "B" obsahuje ročníky 1701 - 1737 a dodatky z r. 1319 - 1737. Výzdoba I. dielu inventára je veľmi pekná. Dvaja anjeli držia prikrývku s nápisom "Tomus primus", nad ktorým sa vyníma erb mesta z r. 1502. Ku časti "A" sú vypracované indexy v troch zväzkoch (A-F, G-P, Q-Z). Časť "B" má dva zväzky indexov (A-L, M-Z).
F. A. Schwartzenbach usporiadal archív na základe pertinenčného - vzťahového princípu v chronologickom poradí. Oproti Scheutczlihovi, vzhľadom na väčšie množstvo písomností, rozdelil hlavné skupiny do podskupín, pričom heslo nemala hlavná skupina, len podskupiny. Písmom je veľmi dobre čitateľná humanistická kurzíva. Predčasná smrť 8. augusta 1764 mu nedovolila prácu dokončiť. Na tomto mieste nemá zmysel zdôvodňovať význam jeho práce. Stačí konštatovanie, že jeho inventár archív používa vyše 200 rokov.
Po vzore Schwartzenbacha, po jeho smrti, v prácach na inventarizácii pokračoval pôvodne regestrátor, neskôr notár a senátor - Jozef Schram. Jeho inventár Tabularium III., nazývaný tiež "Supplementum Schramianum", obsahuje nájdené dokumenty z rokov 1326 - 1734. Schram vyhotovil aj 7-zväzkový index k aktám registratúry. Jeho spolupracovník Ondrej Hudák ďalej spracoval 34 ročníkov indexov. Archívne pomôcky vypracované týmito archivármi vysoko prevyšovali svojou úrovňou požiadavky doby a slúžia dodnes. Utriedili a sprístupnili archívne dokumenty veľkej historickej hodnoty a podali o nich základnú orientačnú informáciu. Pokračovaním Tabulária je Registratúra mestskej rady od r. 1738. Archív mesta Košice ako jediný má zachovanú kompletnú registratúru magistrátu až do dnešných čias. Zbierky iba doplňujú archívny materiál vytvorený organickou činnosťou samosprávy.
František Anton Schwartzenbach, syn patricijskej úradníckej rodiny, ktorý prešiel mnohými stupňami úradníckej kariéry od vicenotára až k senátorstvu (vo vedľajšom zamestnaní bol mestským kapitánom), vybudoval projekt plánovitého usporiadania Archívu mesta Košice, ktoré je dodnes platné. Jeho prácu dokumentujú 2 diely inventára nazvaného "Tabularium metropolitanae in Superiori Hungaria regiae et liberae civitatis Cassoviensis" ("Archív slobodného kráľovského mesta Košíc, metropoly Horného Uhorska"). Tabularium I. obsahuje zápisy o najcennejšej časti archívu zvanej tajný archív - "Archivum secretum". Tabularium II. má dve časti. Časť "A" obsahuje záznamy z rokov 1256 - 1700. Časť "B" obsahuje ročníky 1701 - 1737 a dodatky z r. 1319 - 1737. Výzdoba I. dielu inventára je veľmi pekná. Dvaja anjeli držia prikrývku s nápisom "Tomus primus", nad ktorým sa vyníma erb mesta z r. 1502. Ku časti "A" sú vypracované indexy v troch zväzkoch (A-F, G-P, Q-Z). Časť "B" má dva zväzky indexov (A-L, M-Z).
F. A. Schwartzenbach usporiadal archív na základe pertinenčného - vzťahového princípu v chronologickom poradí. Oproti Scheutczlihovi, vzhľadom na väčšie množstvo písomností, rozdelil hlavné skupiny do podskupín, pričom heslo nemala hlavná skupina, len podskupiny. Písmom je veľmi dobre čitateľná humanistická kurzíva. Predčasná smrť 8. augusta 1764 mu nedovolila prácu dokončiť. Na tomto mieste nemá zmysel zdôvodňovať význam jeho práce. Stačí konštatovanie, že jeho inventár archív používa vyše 200 rokov. Po vzore Schwartzenbacha, po jeho smrti, v prácach na inventarizácii pokračoval pôvodne regestrátor, neskôr notár a senátor - Jozef Schram. Jeho inventár Tabularium III., nazývaný tiež "Supplementum Schramianum", obsahuje nájdené dokumenty z rokov 1326 - 1734. Schram vyhotovil aj 7-zväzkový index k aktám registratúry. Jeho spolupracovník Ondrej Hudák ďalej spracoval 34 ročníkov indexov. Archívne pomôcky vypracované týmito archivármi vysoko prevyšovali svojou úrovňou požiadavky doby a slúžia dodnes. Utriedili a sprístupnili archívne dokumenty veľkej historickej hodnoty a podali o nich základnú orientačnú informáciu. Pokračovaním Tabulária je Registratúra mestskej rady od r. 1738. Archív mesta Košice ako jediný má zachovanú kompletnú registratúru magistrátu až do dnešných čias. Zbierky iba doplňujú archívny materiál vytvorený organickou činnosťou samosprávy.Obdobie rokov 1834 - 1951
Toto obdobie nazval O. R. Halaga dobou stagnácie. Záslužná práca menovaných archivárov dlhé roky nemala pokračovateľov. Archív prechádzal z rúk jedného notára k druhému bez toho, aby bol úradne odovzdávaný. Vtedajší tribún ľudu Ján Kloczko apeloval na magistrát tým, že poklady každého mesta sú uložené v archívoch, preto je nutné sa o archív starať a zriadiť stále úradnícke miesto. Jeho návrh mestská rada prijala. Od r. 1846 teda môžeme hovoriť už o samostatnom archívnom úrade. Novozriadený úrad mestu nahradzoval nielen dnešný archív, ale aj podateľňu a spisovňu, čo bolo na škodu veci. Archivár sa musel starať aj o muzeálne predmety a knihy.
Priestorové vybavenie archívu nezodpovedalo požiadavkám až do doby, kým samotný mešťanosta Teodor Münster nezobral záležitosť archívu do svojich rúk a v lete roku 1881 vytvoril "Výbor pre usporiadanie záležitosti archívu", ktorý uložil vtedajšiemu archivárovi Lukačičovi presťahovať archív z predného traktu terajšej Historickej radnice do zadného traktu na Kováčsku ulicu a previesť rozsiahle stavebné úpravy. Od r. 1881 bol archív priestorovo vybavený ideálne, čo bolo obratom k lepšiemu. Aj personálne, vďaka snaživému Ľudovítovi Keményovi, sa mu začalo dariť. Je na škodu veci, že význam Ľudovíta Keménya bol väčší na poli publikačnom ako archivárskom. Nemožno nespomenúť fakt, že bohatú archívnu knižnicu spolu s mestskými pečatidlami, cechovými truhlicami a cechovými artikulami odovzdal vtedajšiemu Hornouhorskému múzeu (dnes Východoslovenskému múzeu v Košiciach), ktoré v tomto období bolo v správe mesta.
Počas 2. svetovej vojny boli najcennejšie dokumenty Archívu mesta Košice zabalené a evakuované do Maďarska do obce Erdőbénye pri Encsi. Síce v neporiadku, ale predsa sa archívny materiál vrátil späť na Kováčsku ulicu. Jedine originály listín týkajúcich sa pôsobenia dominikánov v Košiciach boli vtedajším historikom rádu Mátyásom Fehérom odnesené do Ríma. Dnes sú deponované v Ústrednom archíve Rádu kazateľov - dominikánov v Ríme na Aventíne. Napriek tomu, že provinienčne patria do Archívu mesta Košice, sú tu aj inventarizované, neboli dodnes vrátené.
V roku 1939 sa priestory archívu rozšírili o depoty na II. poschodí. Počas pôsobenia Dr. F. Šteliara v roku 1947 o ne AMK prišiel, ba dokonca hrozilo aj to, že celá budova archívu bude Jednotným národným výborom v Košiciach odovzdaná na administratívne účely Hutnému kombinátu. Lobovaním u vedenia mesta sa to našťastie nestalo a od roku 1951 sa archivárom mesta stal mladý historik zo Šariša O. R. Halaga.
Priestorové vybavenie archívu nezodpovedalo požiadavkám až do doby, kým samotný mešťanosta Teodor Münster nezobral záležitosť archívu do svojich rúk a v lete roku 1881 vytvoril "Výbor pre usporiadanie záležitosti archívu", ktorý uložil vtedajšiemu archivárovi Lukačičovi presťahovať archív z predného traktu terajšej Historickej radnice do zadného traktu na Kováčsku ulicu a previesť rozsiahle stavebné úpravy. Od r. 1881 bol archív priestorovo vybavený ideálne, čo bolo obratom k lepšiemu. Aj personálne, vďaka snaživému Ľudovítovi Keményovi, sa mu začalo dariť. Je na škodu veci, že význam Ľudovíta Keménya bol väčší na poli publikačnom ako archivárskom. Nemožno nespomenúť fakt, že bohatú archívnu knižnicu spolu s mestskými pečatidlami, cechovými truhlicami a cechovými artikulami odovzdal vtedajšiemu Hornouhorskému múzeu (dnes Východoslovenskému múzeu v Košiciach), ktoré v tomto období bolo v správe mesta.
Počas 2. svetovej vojny boli najcennejšie dokumenty Archívu mesta Košice zabalené a evakuované do Maďarska do obce Erdőbénye pri Encsi. Síce v neporiadku, ale predsa sa archívny materiál vrátil späť na Kováčsku ulicu. Jedine originály listín týkajúcich sa pôsobenia dominikánov v Košiciach boli vtedajším historikom rádu Mátyásom Fehérom odnesené do Ríma. Dnes sú deponované v Ústrednom archíve Rádu kazateľov - dominikánov v Ríme na Aventíne. Napriek tomu, že provinienčne patria do Archívu mesta Košice, sú tu aj inventarizované, neboli dodnes vrátené.
V roku 1939 sa priestory archívu rozšírili o depoty na II. poschodí. Počas pôsobenia Dr. F. Šteliara v roku 1947 o ne AMK prišiel, ba dokonca hrozilo aj to, že celá budova archívu bude Jednotným národným výborom v Košiciach odovzdaná na administratívne účely Hutnému kombinátu. Lobovaním u vedenia mesta sa to našťastie nestalo a od roku 1951 sa archivárom mesta stal mladý historik zo Šariša O. R. Halaga.
Obdobie tretieho usporiadania od r. 1951
V tomto období sa reštaurovali pôvodné celky. Haldy spisov, ktoré ležali po vysťahovaní sa z II. poschodia neusporiadané na zemi, usporiadal O. R. Halaga chronologicko - numericky a vôbec ako prvý ich zakrabicoval, aby ich chránil pred fyzickou degradáciou. Zriadil študovňu archívu, príručnú knižnicu a začal erudovane spracovávať archívny materiál. Už od tohto obdobia môžeme považovať archív za plnohodnotné vedecké pracovisko. Z dodatočne nájdených písomností a z listov vylúčených zo skupiny Missiles sa vytvorila skupina nazvaná "Supplementum H (Halagianum) 1400 - 1737". Je to vlastne doplnok k predchádzajúcemu usporiadaniu. Materiál je uložený chronologicky. Význam práce O. R. Halagu je okrem iného aj v inventarizovaní mestských kníh a registrov, ktoré neboli predchádzajúcimi archivármi spracované. O. R. Halaga je aj zakladateľom vzácnej zbierky máp a plánov mesta Košice. Ako prvý vedúci archívu dával najvzácnejšie dokumenty mesta reštaurovať pražským reštaurátorom. Až do roku 1955 R. O. Halaga zastupoval i chýbajúceho vedúceho okresného archívu. Na tomto mieste chceme upozorniť, že v jeho "Sprievodcovi" pri niektorých fondoch, či zbierkach je uvedené, že sú inventáre rozpracované, resp. toho času v práci. V skutočnosti sa žiaden z nich v archíve nenašiel a ani po jeho smrti neboli archívu odovzdané.
Administratívne zmeny, ktoré sa udiali v roku 1960 spôsobili, že istý čas bol Archív mesta Košice spravovaný Radou Okresného národného výboru v Košiciach. To bolo okrem iných (politických) dôvodov príčinou odchodu O. R. Halagu z Archívu mesta Košice. Chyba, ktorá sa spáchala zlúčením Archívu mesta Košice a Okresného archívu Košice, sa napravila až v marci 1968.
Archív mesta Košice bol stáročia budovaný a spravovaný mestom ako jeho historický archív. Po politických zmenách po r. 1989 podľa zákona č. 518/1990 Zb. "o prechode zakladateľskej a zriaďovateľskej funkcie národných výborov na obec" s účinnosťou od 1.2.1991 bol prevedený pod Mesto Košice (s kompetenciami voči samospráve mesta i štátu). Nová zákonná úprava o archívnictve č. 332/1992 Z.z. v oddieli II. to už len konštatuje. Nesporne je to zásluhou Dr. Jozefa Kirsta, ktorý stál na čele Archívu mesta Košice v rokoch 1975 - 2011. Historické - archívne bohatstvo, vytvárané mestom po stáročia, tak ostane mestu. Medzi rokmi 1991 - 2002 Archív mesta Košice vykonával aj činnosti štátnej správy, za ktoré dostával od štátu finančné transfery. Prijatím zákona č. 395/2002 Z.z. o archívoch a registratúrach sa materiál štátnej správy odčlenil od materiálu samosprávy. Na základe "Dohody o delimitácii archívnych fondov", uzavretej v r. 2011 podľa § 34 ods. 3 uvedeného zákona, sa po vyše siedmich rokoch delimituje archívny materiál medzi Štátnym archívom s regionálnou územnou pôsobnosťou v Košiciach i jeho pobočkou a Archívom mesta Košice. Archív mesta Košice sa tak stal vlastníkom všetkých dokumentov pochádzajúcich z činnosti bývalých národných výborov z rokov 1949 - 1991 v rozsahu viac ako 2000 bežných metrov. Chrániť a starať sa o kultúrne dedičstvo, ktorého neodmysliteľnou súčasťou je i archívne bohatstvo, je zakotvené v základnom zákone nášho štátu - v Ústave Slovenskej republiky. Archív mesta Košice túto úlohu napĺňa prevzatím každého bežného metra archívneho materiálu do svojho archívu.
Popis obrázkov:
1) Veľká tzv. oltárna pečať mesta Košice s patrónkou mesta sv. Alžbetou. Mesto ňou spečaťovalo ním vydané významné listiny od začiatku 14. storočia do r. 1504
2-3) Elench J. Scheutzlicha zo začiatku 16. storočia a jeho pergamenový prebal
4) Portrét archivára – senátora mesta F. A. Schwartzenbacha
5) Inventár F. A. Schwartzenbacha – titulný list I. dielu
6) Pôvodný interiér archívu z konca 18. storočia, zoznam richtárov a tribúnov ľudu mesta
7) Za oknami historickej radnice na Hlavnej ulici stáročia sídlil archív
8) Zápisy v najstaršej mestskej knihe z r. 1393 – 1405
Text: Mária Hajduová
Foto: Gabriel Szeghy
Administratívne zmeny, ktoré sa udiali v roku 1960 spôsobili, že istý čas bol Archív mesta Košice spravovaný Radou Okresného národného výboru v Košiciach. To bolo okrem iných (politických) dôvodov príčinou odchodu O. R. Halagu z Archívu mesta Košice. Chyba, ktorá sa spáchala zlúčením Archívu mesta Košice a Okresného archívu Košice, sa napravila až v marci 1968. Archív mesta Košice bol stáročia budovaný a spravovaný mestom ako jeho historický archív. Po politických zmenách po r. 1989 podľa zákona č. 518/1990 Zb. "o prechode zakladateľskej a zriaďovateľskej funkcie národných výborov na obec" s účinnosťou od 1.2.1991 bol prevedený pod Mesto Košice (s kompetenciami voči samospráve mesta i štátu). Nová zákonná úprava o archívnictve č. 332/1992 Z.z. v oddieli II. to už len konštatuje. Nesporne je to zásluhou Dr. Jozefa Kirsta, ktorý stál na čele Archívu mesta Košice v rokoch 1975 - 2011. Historické - archívne bohatstvo, vytvárané mestom po stáročia, tak ostane mestu. Medzi rokmi 1991 - 2002 Archív mesta Košice vykonával aj činnosti štátnej správy, za ktoré dostával od štátu finančné transfery. Prijatím zákona č. 395/2002 Z.z. o archívoch a registratúrach sa materiál štátnej správy odčlenil od materiálu samosprávy. Na základe "Dohody o delimitácii archívnych fondov", uzavretej v r. 2011 podľa § 34 ods. 3 uvedeného zákona, sa po vyše siedmich rokoch delimituje archívny materiál medzi Štátnym archívom s regionálnou územnou pôsobnosťou v Košiciach i jeho pobočkou a Archívom mesta Košice. Archív mesta Košice sa tak stal vlastníkom všetkých dokumentov pochádzajúcich z činnosti bývalých národných výborov z rokov 1949 - 1991 v rozsahu viac ako 2000 bežných metrov. Chrániť a starať sa o kultúrne dedičstvo, ktorého neodmysliteľnou súčasťou je i archívne bohatstvo, je zakotvené v základnom zákone nášho štátu - v Ústave Slovenskej republiky. Archív mesta Košice túto úlohu napĺňa prevzatím každého bežného metra archívneho materiálu do svojho archívu.
Popis obrázkov:
1) Veľká tzv. oltárna pečať mesta Košice s patrónkou mesta sv. Alžbetou. Mesto ňou spečaťovalo ním vydané významné listiny od začiatku 14. storočia do r. 1504
2-3) Elench J. Scheutzlicha zo začiatku 16. storočia a jeho pergamenový prebal
4) Portrét archivára – senátora mesta F. A. Schwartzenbacha
5) Inventár F. A. Schwartzenbacha – titulný list I. dielu
6) Pôvodný interiér archívu z konca 18. storočia, zoznam richtárov a tribúnov ľudu mesta
7) Za oknami historickej radnice na Hlavnej ulici stáročia sídlil archív
8) Zápisy v najstaršej mestskej knihe z r. 1393 – 1405
Text: Mária Hajduová
Foto: Gabriel Szeghy
