Archív mesta Košice plní úlohy v súlade so zákonom č. 395/2002 Z.z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov, ako aj vyhláškou č. 628/2002 Z.z., ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov. Hlavnou úlohou Archívu mesta Košice je preberať, ochraňovať a sprístupňovať archívne dokumenty pochádzajúce z činnosti orgánov Mesta Košice, jeho mestských častí, nimi zriadených a založených právnických osôb a významných fyzických osôb pôsobiacich v meste Košice. V odborných archívnych otázkach sa Archív mesta Košice riadi metodikou, smernicami a pokynmi odboru archívov a registratúr sekcie verejnej správy Ministerstva vnútra SR.
Archív mesta Košice vykonáva nasledovné činnosti:
- vedie evidenciu pôvodcov registratúr, z činnosti ktorých preberá archívne dokumenty do trvalej archívnej starostlivosti;
- umožňuje prístup k archívnym dokumentom, archívnym pomôckam a k evidencii archívnych dokumentov, ktoré prebral;
- archívne dokumenty spracúva formou triedenia, usporadúvania a vypracovania archívnych pomôcok (inventárov, katalógov, súpisov a pod.);
- podieľa sa na výskume a propagovaní archívneho dedičstva SR, uloženého v Archíve mesta Košice;
- spolupracuje s odborom archívov a registratúr sekcie verejnej správy Ministerstva vnútra SR pri rozhodovaní o dokumentárnej hodnote registratúrnych záznamov a schvaľovaní registratúrnych poriadkov a registratúrnych plánov pôvodcov registratúr, ktorí patria do predarchívnej starostlivosti archívu;
- po vyraďovacom konaní preberá archívne dokumenty do archívu;
- podáva Ministerstvu vnútra SR návrhy na začatie konania o uložení pokuty, nútenej úschove archívneho dokumentu, či vyradení archívnych dokumentov z evidencie archívneho dedičstva;
- vedie evidenciu archívneho dedičstva Slovenskej republiky v elektronickej forme
- umožňuje prístup k archívnym dokumentom, ktoré prevzal, vydávaním výpisov, odpisov, potvrdení, kópií, štúdiom, zverejňovaním na webovom sídle a verejným vystavovaním archívnych dokumentov;
- vyberá správne poplatky podľa osobitného predpisu;
- rozhoduje o obmedzení prístupu k archívnym dokumentom a o výpožičkách archívnych dokumentov (výstavy atď.);
- podieľa sa na plnení úloh vyplývajúcich z medzinárodnej archívnej spolupráce na úseku archívov;
- pripravuje digitalizáciu archívnych dokumentov;
- pri propagácii archívneho dedičstva spolupracuje s inými archívmi, vedeckými a kultúrnymi inštitúciami a na propagáciu využíva všetky druhy masovokomunikačných prostriedkov ako aj semináre, výstavy, či medzinárodné konferencie;
- spolupracuje so vzdelávacími inštitúciami pri zabezpečení odbornej praxe študentov archívnictva a pomocných vied historických, prípadne doktorandského štúdia;
- vydáva bádateľský poriadok archívu;
- vypracúva program vyhotovovania konzervačných kópií archívnych dokumentov zásadného významu a zabezpečuje ich vyhotovenie;
- vo svojej pôsobnosti vypracúva podklady a materiály na rokovania primátora, námestníkov, orgánov mestského zastupiteľstva a mestského zastupiteľstva;
- pripravuje odpovede na interpelácie poslancov;
- kompletizuje materiály zo zborových orgánov mesta;
- spravuje a doplňuje príručnú knižnicu Archívu mesta Košice;
- zabezpečuje všetky úlohy spojené s činnosťou kroniky mesta - sledovanie tlače a médií, zhromažďovanie písomných podkladov a informácií, zabezpečenie dokumentačnej tvorby, jazykové korektúry a grafické úpravy vrátane lektorovania, tlač a viazanie kroniky;
- zabezpečuje povinnosti mesta pri zabezpečovaní starostlivosti o vojnové hroby;
- zabezpečuje agendu Názvoslovnej komisie mesta Košice;
- podieľa sa na výskume v odbore archivistiky a pomocných vied historických.
